یکی از قابلیت های جالب و کاربردی برنامه Word ایجاد نمایه یا فهرست اَعلام می باشد. این همان فهرستی است که قدیمی ها به آن کشف اللغات می گفتند.

اکثر کتاب های رسمی  بخشی به نام نمایه دارند که در پایان کتاب درج شده است. نمایه فهرستی از کلمه های کلیدی کتاب است که در جلوی هر لغت شماره صفحه هایی که این لغت در آن ها به کا ررفته،  درج شده است نمایه به خوانندگان کتاب کمک می کند تا یک لغت را به راحتی در کل متن کتاب پیدا کنند.

در حقیقت نمایه راهنمای سریع برای دسترسی به کلمه های به کار رفته در صفحه های مختلف سند می باشد.

مطلب امروز را به نمایه اختصاص داده ایم.

می خواهیم یاد بگیریم چگونه می توانیم با Word و به صورت خودکار یک نمایه ایجاد کنیم.

برای چگونگی ایجاد خودکار نمایه در ادامه مطلب با شما خواهیم بود:

Wordبرای ایجاد نمایه در سند قابلیت Index را قرار داده است.
طراحی و ایجاد یک Index:
برای ایجاد یک فهرست از کلمه ها (Index) ابتدا باید کلمه هایی که می خواهید در فهرست قرار گیرند را مشخص کنید. هر کلمه در فهرست، یک ورودی یا Index Entry می باشد.
برای علامت زدن یا مشخص کردن ورودی های فهرست یا همان Index Entry ها منوی Insert را باز کرده و بعد از رفتن روی گزینه Reference روی فرمان Index and Tables کلیک کنید و در کادر مکالمه ای که باز می شود سربرگ Index را انتخاب کنید.

سپس روی دکمه Mark Entry کلیک کنید تا کادری به نام Mark Index Entry باز شود.

برخلاف بقیه کادرهای مکالمه این کادر تا زمانی که تمام ورودی ها را علامت بزنید باز می ماند.
برای باز کردن مستقیم این کادر می توانید از کلیدهای میانبر Alt + Shift + X استفاده کنید.
برای علامت زدن یک کلمه به عنوان ورودی (به همین صورت که کادر باز است) روی سند کلیک کرده و با Drag کلمه مورد نظر را در سند انتخاب کنید، سپس روی کادر کلیک کنید تا کلمه انتخاب شده در کادر Mark entry ظاهر شود.
نکته:
کلمه انتخاب شده در سند به عنوان ورودی در نظر گرفته می شود و کلمه ای که در کادر Main entry ظاهر می شود به عنوان مرجع. یعنی Word کلمه انتخاب شده را در کل سند علامت می زند و در فهرست کلمه ای که در کادر Main entry قرار دارد را نمایش می دهد.
در اکثر حالت ها نیازی به تغییر کلمه کادر Main entry نیست، ولی در صورت نیاز می توانید کلمه داخل کادر را ویرایش کنید، مثلاً اگر کلمه «قالب بندی» به عنوان ورودی در سند انتخاب شده اما می خواهید در فهرست کلمه «قالب بندی (Formatting)» دیده شود، می توانید کادر Main entry را ویرایش کرده و عبارت « قالب بندی (Formatting)» را در آن قرار دهید.
حالا روی دکمهMark All  کلیک کنید تا تمام کلمه های از این نوع در سند علامت دار شود.
اگر با دکمه Mark کلمه را علامت دار کنید، فقط همان کلمه ای که انتخاب کرده اید در فهرست شرکت داده خواهد شد ولی با استفاده از Mark All تمام کلمه های مشابه از نوع انتخاب شده در کل سند علامت خورده و در فهرست قرار داده می شود.
برای مثال اگر کلمه «قالب بندی» را در صفحه اول علامت بزنید، بعد از ایجاد فهرست فقط شماره صفحه همان کلمه در فهرست قرار می گیرد، ولی با استفاده از دکمه Mark All تمام کلمه های «قالب بندی» به کار رفته در کل سند علامت خورده و در فهرست، شماره صفحه آن ها دیده خواهد شد.
نکته:
اگر می خواهید از یک سمبل مثل @ در Main entry استفاده کنید، علامت «;#» را بلافاصله بعد از سمبل تایپ کنید.
Word به صورت خودکار با درج یک فیلدXE(Index Entry) کلمه را علامت دار می کند و با فعال کردن قابلیت ¶Show/ Hide این فیلد را نمایش می دهد.
به همین روش تمام کلمه هایی که قرار است در فهرست قرار گیرند را یک به یک انتخاب کرده و علامت بزنید.
با راست کلیک در کادر Main entry و فعال کردن گزینه Font می توانید متن داخل کادر Main entry را قالب بندی کنید. قالب بندی انجام شده روی کلمه در فهرستی که ایجاد می کنید دیده خواهد شد.
با انتخاب گزینه های Bold و Italic می توانید شماره صفحه ها را توپر یا کج کنید.
بعد از علامت زدن تمام ورودی ها روی دکمه close کلیک کنید.
بعد از علامت زدن تمام کلمه های مورد نیاز اشاره گر را در ابتدای یک صفحه خالی در انتهای سند قرار دهید و روی دکمه  ¶Show/ Hide در نوار ابزار استاندارد کلیک کنید تا علامت های پاراگراف مخفی شود.
کادر مکالمه Index and Tables را باز کنید و تنظیم های زیر را تغییر دهید:

با علامت زدن گزینه Right align page numbers شماره صفحه ها در روبروی کلمه قرار می گیرد و در غیر این صورت در جلوی کلمه درج خواهد شد.
در کادر Column می توانید تعداد ستون بندی فهرست کلمه ها را بین 1 تا 4 انتخاب کنید.
در صورت علامت زدن گزینه Right align page numbers کادر Tab leader هم اجازه می دهد یک علامت برای درج بین کلمه و شماره های آن در نظر بگیرید.
کادر Formats تعدادی طرح برای قالب بندی فهرست کلمه ها دارد که می توانید یکی را انتخاب کنید.
برای انتخاب زبان فهرست کلمه ها از کادر Language استفاده کنید.
بعد از تنظیم گزینه های مورد نیاز روی دکمه Ok کلیک کنید تا فهرست راهنمای کلمه ها در محلی که انتخاب کرده اید ایجاد شود.
Word به صورت خودکار کلمه های علامت خورده را جمع آوری و آن ها را بر اساس حروف الفبا مرتب می کند، سپس شماره صفحه های مربوط به هر کلمه را به آن ها ارجاع می دهد و بعد از حذف  ورودی های تکراری، فهرست را در صفحه نمایش می دهد.

نکته:اگر به هر دلیلی کلماتی از سند حذف شد یا به آن اضافه گردید، برای بروز شدن نمایه روی آن راست کلیک کنید و از گزینه Update field استفاده کنید.

منبع: شاهوار دات نت

لیست کل یادداشت های وبلاگ